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Personnalisation des champs liés aux dépenses
Dans Silae Expense, tout frais professionnel déclaré par un utilisateur correspond à une dépense. Cela peut être :
- Une dépense dite "standard", pour laquelle un justificatif de paiement a été fourni.
- Des frais kilométriques, auxquels est associé un nombre de kilomètres.
Chaque dépense contient des champs par défaut à renseigner, par exemple : Libellé (Vendeur ou Trajet), Date, Catégorie, etc. Ces champs par défaut ne peuvent pas être retirés du formulaire de dépense.
En revanche, certains champs liés aux dépenses peuvent être activés/désactivés afin de refléter la politique de dépenses mise en place au sein de l'entreprise.
Paramétrage des champs optionnels
A tout moment, une option peut être activée/désactivée. Le périmètre d'application d'une option est également modifable.
Pour configurer les champs optionnels :
- Accéder aux paramètres du compte.
- Dans le menu des paramètres, cliquer sur Politique de dépenses, puis sur Champs optionnels.
Les fonctionnalités suivantes sont activées par défaut :
- Tags
- Détails des taxes
- Refacturable
- Invités internes
- Distance calculée modifiable
Pour certaines d'entre elles, un "périmètre" est prédéfini afin que les champs ne s'appliquent que pour des catégories de dépense spécifiques.
Leur champ correspondant s'affiche :
- Lors de la saisie d'une dépense.
- Lors de la visualisation d'une dépense durant le circuit de validation.
1. Tags
Dans Silae Expense, l'option "Tags" est activée par défaut. Tous les utilisateurs du compte peuvent librement créer et associer un tag à une dépense.
Ces "étiquettes" permettent de :
- Classer les dépenses, par exemple par mission, projet, etc.
- Aider à l'organisation et à la recherche des frais.
Un tag peut être ajouté :
- Lors de la création d'une dépense par le déclarant.
- Durant les étapes du circuit de validation selon le profil des utilisateurs.
Il est possible de rechercher des dépenses par tag.
De plus, les tags sont exportés avec les données des dépenses dans les exports standard en format CSV et Excel, ce qui permet d'exploiter ces informations au niveau de la comptabilité analytique.
2. Détails des taxes
Dans Silae Expense, l'option "Détails des taxes" est activée par défaut. Les déclarants ont la responsabilité de préciser le détail des taux de TVA pour les dépenses de catégorie "Repas seul", "Repas invitation", "Boisson / Snack" et "Hébergement / Hôtel".
La fonctionnalité "Détails des taxes" permet une ventilation par taux.
3. Refacturable
Dans Silae Expense, l'option "Refacurable" est activée par défaut. Tous les utilisateurs du compte ont la possibilité de déclarer si une dépense est refacturable ou non refacturable.
La notion "Refacturable" permet de gérer les cas de refacturation à des tiers. L'ensemble des données et des justificatifs peuvent être exportés en refacturation (formats Excel et/ou PDF) et partagés avec des contacts.
4. Invités internes
Dans Silae Expense, l'option "Invités internes" est activée par défaut. Tous les utilisateurs du compte ont la possibilité d'ajouter des invités internes à une dépense de catégorie "Repas invitation".
Le champ "Invités internes" permet d'indiquer qu'une ou plusieurs personnes tierces ont été invitées. Tous les collaborateurs rattachés au compte de la société sont affichés dans une liste déroulante.
5. Distance calculée modifiable.
Dans Silae Expense, l'option "Distance calculée modifiable" est activée par défaut. Les déclarants ont la possibilité de renseigner une distance de trajet autre que celle calculée automatiquement par Maps (saisie frais kilométriques).
Un champ "Distance" éditable s'affiche en supplément du champ "Distance calculée" pour les frais kilométriques déclarés via la fonctionnalité Maps.