Action réalisable par le Partenaire et/ou un utilisateur qui dispose du droit Administrateur.
Création autonome des véhicules & contrôle par l'administration
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La création du véhicule est relayée au collaborateur. Il peut ajouter son propre véhicule directement depuis son mobile, ou via l’application web s’il ne dispose pas de smartphone.
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L'administrateur du compte reçoit un email automatique dès qu’un véhicule est créé/modifié par un collaborateur.
Important : Tant qu'un véhicule est en attente de validation par l'Administrateur, les frais kilométriques saisis par le collaborateur ne peuvent pas être validés.
- Pour valider un véhicule, accéder aux paramètres du compte.
- Dans le menu des paramètres, cliquer sur Gestion des utilisateurs, puis sur Véhicules.
- Un véhicule en attente de validation s'affiche avec une croix rouge. Cliquer sur le véhicule pour ouvrir les détails.
- Les informations du véhicule sont disponibles pour vérification. Le certificat d'immatriculation s'affiche si le collaborateur a ajouté le document lors de la création de son véhicule.
- Cliquer sur le bouton Valider.
Création et gestion des véhicules par l'Administration
Bien que les collaborateurs soient autonomes vis-à-vis de la création de leur véhicule, les actions suivantes peuvent être réalisées par l'Administrateur du compte et/ou le Partenaire :
- Créer un véhicule pour un collaborateur, et attacher ou non la copie du certificat d'immatriculation correspondant.
- Modifier un véhicule existant.
- Désactiver un véhicule existant.
- Réactiver un véhicule désactivé.
Champ optionnel "Kilomètres parcourus"
Lors de la création d'un véhicule, (et tant que le véhicule n'a pas été validé), il est possible de renseigner un nombre de kilomètres déjà parcourus avec le véhicule, depuis le début de l'année en cours.
Cette information, si appliquée sur le véhicule, est prise en compte dans le calcul automatique des indemnités kilométriques.
Exemple :
- Maggie ajoute son véhicule dans son compte Jenji le 10/10/2023.
- 5 800 kilomètres ont déjà été déclarés (en dehors de Jenji) pour ce véhicule depuis le 1er janvier 2023.
- Le véhicule est validé avec cette information.
- Maggie déclare ses premiers frais kilométriques dans Jenji.
- Le calcul se base sur la seconde tranche du barème kilométrique (distance de 5 001 km à 20 000 km).