Les frais saisis par les collaborateurs ont été validés ? Ils peuvent à présent être traités en remboursement.
La gestion des remboursements s'effectue en plusieurs étapes.
Étape 1 : Génération de l'export remboursement
Un export remboursement peut être généré :
- Par un utilisateur qui dispose du rôle « Comptable ».
- Par le gestionnaire de paie en se connectant sur le compte de son client.
Depuis l'interface web app.jenji.io :
- Accéder à l'onglet Exports > Remboursements.
- Cliquer sur le bouton Nouveau calcul remboursement.
- Sélectionner les dépenses en état "Validé".
- Nommer l'export et cliquer sur OK.
- L'export apparaît "En cours". Actualiser la page en cliquant sur l'icône situé en bas à droite de l'écran. Le statut passe "En attente".
- Ouvrir le menu d'actions représenté par 3 points pour télécharger les rapports.
Un export remboursement peut également être généré depuis l'onglet Dépenses, en sélectionnant en amont les dépenses souhaitées, puis en cliquant sur le bouton Exports > Remboursements.
Étape 2 : Envoi des données vers la paie
- Une fois l’export remboursement généré, il peut être transféré vers Silae Paie.
- Ouvrir le menu d'actions représenté par 3 points.
- Cliquer sur Transférer vers Silae Paie.
- Le statut de l'export passe à "Transféré".
- Le gestionnaire de paie peut consulter et contrôler les frais qui ont été transmis en Paie (date, montant).
- Si les frais sont remboursés via les bulletins de Paie, une ligne est dédiée au montant total des frais dans le bulletin du salarié.
- L’ensemble des frais, qu’ils soient remboursés via les bulletins de Paie ou hors Paie, sont déclarés en DSN.
Étape 3 : Déclaration du remboursement
La dernière étape consiste à déclarer que les dépenses ont été remboursées. Suite à cette action :
- Les dépenses passent de l'état "Validé" à "Remboursé".
- Les collaborateurs sont informés en temps réel par une notification mobile et un email de notification.
Pour déclarer que des dépenses ont été remboursées :
- Pour l'export remboursement concerné, ouvrir le menu d'actions représenté par 3 points.
- Cliquer sur Déclarer comme remboursé.
- Indiquer les informations relatives au remboursement et cliquer sur OK.
- L'export passe à l'état "Remboursé", ainsi que les dépenses rattachées à cet export.