Les frais saisis par les collaborateurs ont été déclarés comme remboursé ? Les écritures comptables peuvent à présent être générées pour un traitement en comptabilité.
Étape 1 : Génération de l'export comptabilité
Un export comptabilité peut être généré :
- Par un utilisateur qui dispose du rôle « Comptable ».
- Par le gestionnaire de paie en se connectant sur le compte de son client.
Pour plus de fluidité et transparence, il est conseillé de générer un export comptabilité directement depuis un export remboursement.
Depuis l'interface web app.jenji.io :
- Accéder à l'onglet Exports > Remboursements.
- Rechercher l'export remboursement souhaité et ouvrir le menu d'actions représenté par 3 points.
- Cliquer sur Générer export comptable.
- Nommer l'export et cliquer sur OK.
- Accéder à l'onglet Exports > Comptabilité.
- L'export apparaît "En cours". Actualiser la page en cliquant sur l'icône situé en bas à droite de l'écran. Le statut passe "En attente".
- Ouvrir le menu d'actions représenté par 3 points pour télécharger les fichiers.
Un export comptabilité peut également être généré depuis l'onglet Dépenses, en sélectionnant en amont les dépenses souhaitées, puis en cliquant sur le bouton Exports > Comptabilité.
Étape 2 : Déclaration de la comptabilisation des frais
La dernière étape consiste à déclarer que les dépenses ont été comptabilisées. Suite à cette action :
- Les dépenses passent à l'état "Clôturé", si elles ont été déclarées comme remboursé en amont, ou à l'état "Comptabilisé" si le remboursement n'a pas encore été déclaré.
Pour déclarer que des dépenses ont été comptabilisées :
- Pour l'export comptabilité concerné, ouvrir le menu d'actions représenté par 3 points.
- Cliquer sur Déclarer comme comptabilisé.
- L'export passe à l'état "Comptabilisé".
Une fois déclaré comme comptabilsé, un export comptabilité ne peut plus être supprimé.
Cas d'erreur
Un export peut se retrouver dans un des états suivants lors de la génération des écritures comptables.
Reste à ventiler
L'état "Reste à Ventiler" indique qu'une ou plusieurs dépenses dans l'export ne possèdent pas de règle comptable configurée pour la catégorie associée.
- Télécharger le rapport d'erreur.
- Compléter les règles de plan comptable, comme expliqué dans l'article Paramétrage de l'export comptable (section "Paramétrage du plan comptable").
- Relancer l'export.
- L'état de l'export passe "En cours". Actualiser la page via l'icône en bas à droite de l'écran.
- L'export est à présent "En attente". Les écritures comptables peuvent être téléchargées.
Autres erreurs
Un export comptabilité qui s'affiche avec un des messages d'erreur suivants peut être supprimé.
- Configuration manquante
- Dépenses déjà exportées
- Aucune dépense éligible trouvée
- Des dépenses ne sont pas prêtes pour être exportées