Silae Expense intègre un circuit d'approbation collaboratif pour faciliter la gestion des frais au sein de la société.
Circuit d'approbation des dépenses
Par défaut, une dépense parcourt la chaîne de traitement suivante :
Chaque étape correspond à une action spécifique. Pour pouvoir réaliser une action, un utilisateur doit disposer du droit correspondant, comme expliqué dans l'article Gestion des droits des utilisateurs.
Implémentation du circuit d'approbation au sein de la société
Chaque entreprise est unique et dispose de son propre processus de gestion des dépenses. Il est tout à fait possible de l'implémenter dans Silae Expense grâce aux différents paramétrages disponibles.
Définir le groupe du collaborateur
Chaque collaborateur est rattaché à un groupe. Cette information se trouve dans la fiche du collaborateur.
- Dans le menu des Paramètres, cliquer sur Gestion des utilisateurs, puis sur Collaborateurs.
- Cliquer sur le collaborateur pour ouvrir sa fiche.
Le collaborateur peut être rattaché à un autre groupe, à partir du moment où des groupes ont été configurés dans le compte, comme expliqué dans l'article Gestion des groupes.
Attribuer un droit sur un groupe
Lorsqu'un droit est attribué à un utilisateur, le groupe sur lequel ce droit est exercé doit être défini.
Administrateur
Pour qu'un utilisateur ait accès à l'intégralité des paramètres du compte, il doit être Administrateur du groupe principal (groupe racine ayant pour intitulé le nom de la société).
Un utilisateur qui est Administrateur d'un sous-groupe a quant à lui, uniquement accès à la gestion des véhicules et des collaborateurs rattachés au groupe en question. Il ne peut pas agir sur les paramètres du compte.
Comptable
Pour qu'un utilisateur puisse accéder à l'ensemble des dépenses saisies par les collaborateurs, et les traiter en remboursement et en comptabilité, il doit être Comptable du groupe principal (groupe racine ayant pour intitulé le nom de la société).
Valideur
Selon l'organigramme de la société, il est possible d'attribuer le profil Manager sur :
- Le groupe principal (groupe racine ayant pour intitulé le nom de la société) : l'utilisateur peut valider les dépenses de tous les collaborateurs (lui compris).
- Un sous-groupe : seules les dépenses saisies par les collaborateurs rattachés à ce groupe sont accessibles.
Paramétrage d'un workflow à double validation
Par défaut, une seule étape de validation est implémentée dans un compte Silae Expense.
Une étape supplémentaire de mise en conformité peut êtré activée dans le cas où la société souhaite une validation à 2 niveaux.
Cette nouvelle étape est positionnée en amont de la validation managériale. La chaîne de traitement parcourue par une dépense évolue, avec un nouveau staut de conformité.
Définition de la mise en conformité
Cette étape de vérification permet de contrôler les données saisies par les collaborateurs, on peut parler de "validation comptable".
Elle permet également de valider la conformité des frais engagés vis à vis de la politique de dépenses d'entreprise (seuil, catégorie, ...).
Comment activer l'étape de mise en conformité ?
- Accéder aux Paramètres du compte.
- Dans le menu Paramètres société, cliquer sur Workflow.
- Cliquer sur Activer.
Nouveau rôle à attribuer
L'étape de mise en conformité amène avec elle un nouveau rôle : vérificateur.
Le droit vérificateur doit être attribué à un collaborateur pour que la gestion des dépenses soit effective.
Si aucun vérificateur n'est défini dans le compte, les dépenses saisies par les collaborateurs resteront "en attente".
Notes additionnelles
- L'étape de mise en conformité peut être activée/désactivée à tout moment.
- Le statut des dépenses évolue en conséquence.