Gestion de collaborateurs externes

Automatisation des entrées/sorties

Grâce au connecteur natif Silae Paie, les utilisateurs Silae Expense sont synchronisés automatiquement depuis Silae Paie.

Par défaut, un compte Silae Expense ne permet donc pas l'ajout d'utilisateurs qui ne sont pas déclarés dans Silae Paie.

Des collaborateurs non-salariés ont besoin de rejoindre le compte Silae Expense de la société ?

L'option Gestion de collaborateurs externes peut être activée via les paramètres du compte.

Activation de l'option Gestion des externes

Action réalisable par le Partenaire et/ou un utilisateur qui dispose du droit Administrateur.

• Accéder aux paramètres du compte.

• Dans le menu des paramètres, cliquer sur Intégrations, puis sur Applications Silae.

• Dans la section Silae Paie > Synchronisation des utilisateurs, sélectionner l'option Gestion de collaborateurs externes, puis cliquez sur Sauvegarder.

Gestion des externes

Une fois l'option activée, il est possible d'ajouter, de modifier et de désactiver des utilisateurs qui ne sont pas déclarés dans Silae Paie.

• Dans le menu des paramètres, cliquer sur Gestion des utilisateurs, puis sur Collaborateurs.

• Pour inviter un externe à rejoindre le compte Silae Expense de la société, cliquer sur le bouton Ajouter.

• Une fenêtre s'affiche. Cliquer sur Continuer.

• Renseigner manuellement les informations de l'utilisateur :
  • Login : adresse email qui sera utilisée comme identifiant pour se connecter aux applications Jenji.
  • Prénom.
  • Nom.
  • Groupe auquel sera rattaché l'utilisateur.

• Attribuer des droits éventuels à l'utilisateur. Exemple : l'utilisateur sera en charge de la validation des frais des collaborateurs.

• Cliquer sur Sauvegarder afin que l'utilisateur reçoive une invitation par email à créer son compte Jenji.

• Une fois que l'utilisateur a créé son compte Jenji et rejoint le compte Silae Expense de la société, celui-ci apparaît parmi la liste des utilisateurs actifs.

Les utilisateurs externes sont différenciés grâce à une étiquette. Étant donné qu'ils ne sont pas synchronisés via Silae Paie, l'information concernant la dernière synchronisation n'est pas présente.

• Le prénom, le nom et le matricule d'un utilisateur externe peuvent être édités à tout moment via la fiche du collaborateur (à l'instar d'un utilisateur synchronisé via Silae Paie).
• Il est possible également de désactiver manuellement un utilisateur externe. Celui-ci ne pourra plus de connecter à son compte Jenji.

Que se passe t-il si un utilisateur externe est ensuite déclaré dans Silae Paie ?

À l'heure actuelle, la migration d'un utilisateur externe à un salarié synchronisé depuis la paie n'est pas supportée.

Lors de la synchronisation des salariés (action disponible depuis Silae Hub), dans le cas où l'adresse email renseignée dans la fiche d'un salarié Silae Paie est identique à un identifiant existant dans Silae Expense :

• Aucune mise à jour n'est effectuée sur l'utilisateur existant dans Silae Expense, celui-ci reste un utilisateur externe.
• Aucun nouvel utilisateur n'est créé dans Silae Expense.

Pour que la salarié déclaré dans Silae Paie soit synchronisé :

• Utiliser une adresse email différente dans la fiche salarié Silae Paie.
• Lancer la synchronisation des salariés sur le dossier paie via Silae Hub.
• Envoyer l'invitation en attente afin que le salarié créé son nouveau compte Jenji.
• Désactiver l'utilisateur externe existant via les paramètres du compte Silae Expense.