Par défaut, chaque fiche collaborateur/véhicule est composée de champs à compléter.
- Pour les collaborateurs : Login (adresse email), Prénom, Nom, Matricule (facultatif), Groupe, Téléphone mobile (facultatif).
- Pour les véhicules : Libellé, Type, Energie, Puissance fiscale.
Un champ personnalisé est un champ additionnel, qui permet une gestion plus poussée des données relatives aux utilisateurs et véhicules, notamment au niveau analytique (non exploitable en comptabilité).
Quelques exemples :
- Création d'un champ personnalisé intitulé Centre de coût, de type texte.
- Création d'un champ personnalisé intitulé Bureau, de type liste déroulante.
Il est possible de filtrer les dépenses par champ personnalisé utilisateurs. De plus, les données sont disponibles dans les exports standards en format CSV et Excel.
Créer un champ personnalisé
- Accéder aux paramètres du compte.
- Dans le menu des paramètres, cliquer sur Gestion des utilisateurs, puis sur Champs personnalisés.
Un champ personnalisé peut être configuré soit pour la fiche d'un collaborateur, soit pour la fiche d'un véhicule.
- Choisir le périmètre d'applicabilité du champ personnalisé : Collaborateurs ou Véhicules.
- Cliquer sur le bouton Ajouter.
- Compléter les variables du champ personnalisé :
- Type : Texte, Texte long, Nombre décimal, Nombre entier, Liste déroulante choix unique, Liste déroulante multi-choix, Date, Heure, Adresse, Vrai/faux.
- Condition : Est-ce que le champ est obligatoire ou facultatif.
- Cliquer sur Sauvegarder.
- Le champ personnalisé a été créé et s'affiche dans la liste.
- Le champ personnalisé est disponible dans la fiche d'un collaborateur ou d'un véhicule.
L'ensemble des paramétrages et actions disponibles sont identiques aux champs personnalisés des dépenses et notes de frais.
Pour plus de détails, consulter l'article Créer des champs personnalisés pour les dépenses.