Création de champs personnalisés pour les dépenses

Par défaut, chaque formulaire de dépense est composé de champs à compléter.

• Vendeur
• Date
• Total TTC
• Total HT
• Pays
• Devise
• Moyen de paiement
• Catégorie
• Commentaire

Un champ personnalisé est un champ additionnel, paramétré pour répondre à un besoin spécifique relatif à un processus de traitement ou à une politique de dépenses d'entreprise.

Quelques exemples :

• Création d'un champ personnalisé intitulé Détails des invités qui s'affiche quand une dépense est saisie en catégorie "Invitation externe", de type texte et dont le renseignement est obligatoire.

• Création d'un champ personnalisé intitulé Nombre de nuitées qui s'affiche quand une dépense est saisie en catégorie "Hébergement", de type nombre et dont le renseignement est obligatoire.

• Création d'un champ personnalisé intitulé Projet qui s'affiche peu importe la catégorie de la dépense, de type liste déroulante et dont le renseignement est facultatif.

Il est possible de filtrer les dépenses par champ personnalisé. De plus, les données sont disponibles dans les exports standard en format CSV et Excel.

Créer un champ personnalisé

• Accéder aux paramètres du compte.

• Dans le menu des paramètres, cliquer sur Politique de dépenses, puis sur Champs personnalisés.

Un champ personnalisé peut être configuré pour une dépense classique avec justificatif et/ou des frais kilométriques.

• Cliquer sur le bouton Ajouter.
• Compléter les variables du champ personnalisé :
  • Type : Texte, Texte long, Nombre décimal, Nombre entier, Liste déroulante choix unique, Liste déroulante multi-choix, Date, Heure, Adresse, Vrai/faux.
  • Condition : Est-ce que le champ est obligatoire ou facultatif lors de la saisie de la dépense.
  • Périmètre : Choisir la catégorie pour laquelle le champ personnalisé doit s'afficher. Si le champ personnalisé doit s'afficher peu importe la catégorie de la dépense, il suffit de laisser le périmètre vide (toutes les catégories seront prises en compte).

• Cliquer sur Sauvegarder.
• Le champ personnalisé a été créé et s'affiche dans la liste.
• Le champs personnalisé est disponible dans le formulaire d'une dépense.

Définir les options d'une liste déroulante

Si le type Liste déroulante a été sélectionné, différentes entrées doivent être renseignées afin qu'elles apparaissent dans la liste déroulante. Pour cela :

• Dans la section "Options du champ personnalisé", cliquer sur Ajouter.

• Renseigner les informations d'une entrée de la liste, puis cliquer sur Sauvegarder.

• Faire de même pour les entrées suivantes, puis une fois terminé, cliquer sur Sauvegarder.

Une fois paramétrés, les champs personnalisés apparaissent parmi les autres champs standards dans le formulaire de dépense.

Ils peuvent être complétés par le collaborateur lors d'une saisie, ou encore par le valideur lors de la validation.

Ordonner l'affichage des champs personnalisés

Il est possible de définir l'ordre d'affichage des champs personnalisés dans le formulaire de dépense. Pour cela, cliquer sur la cellule du champ, puis déplacer le champ.

Modifier un champ personnalisé

• Ouvrir le menu du champ personnalisé, puis cliquer sur Modifier.

• Modifier les paramètres du champ personnalisé et/ou ses options s'il s'agit d'un champ personnalisé de type Liste déroulante.
• Cliquer sur Sauvegarder.

Le code et le type d'un champ personnalisé existant ne sont pas modifiables.

Supprimer un champ personnalisé

Points à prendre en considération avant de supprimer un champ personnalisé :

1. Le champ n’apparaîtra plus dans le formulaire de saisie d'une dépense.
2. Le champ ne sera plus disponible dans les critères de filtre, il ne sera donc plus possible de rechercher des dépenses par le champ personnalisé.

Pour supprimer un champ personnalisé :

• Ouvrir le menu du champ personnalisé, puis cliquer sur Supprimer.

Désactiver/supprimer une option de liste déroulante

Pour désactiver ou supprimer une option d'une liste déroulante :

• Modifier le champ personnalisé, ouvrir le menu d'une option et cliquer sur Désactiver ou Supprimer.

Contrôle de cohérence de date

Lors du paramétrage d'un champ personnalisé de type date, Il est possible de définir un contrôle de cohérence entre 2 dates.

Exemple : ne pas permettre à un utilisateur de renseigner une date de fin antérieure à une date de début.

• Activer le booléen Utiliser la valeur d'un champ personnalisé et sélectionner l'élément souhaité dans la liste déroulante.

Afficher un message d'information

Si jugé nécessaire, un complément d'information peut être paramétré à l'attention des utilisateurs.

• Activer le booléen Afficher un message d'information.
• Indiquer le texte à afficher.
• Une URL peut également être renseignée.

Le message d'information s'affiche à côté du libellé du champ personnalisé dans le formulaire de dépense.