Que se passe-t-il si un utilisateur en plan Solo est invité à rejoindre un compte Silae Expense ?
Qu'est ce que Jenji Solo ?
Jenji Solo est une version standalone qui permet aux Freelance et Indépendants de gérer leurs dépenses professionnelles (intégrations non disponibles / périmètre fonctionnel réduit).
Invitation à rejoindre un plan Silae Expense
Un utilisateur qui utilise déjà Jenji en plan Solo peut rejoindre un compte Silae Expense, via le système d'invitation (onboard client).
Migration des données
Si l'utilisateur accepte l'invitation, ses données sont migrées automatiquement dans le nouveau compte, à savoir :
- Les véhicules qui ont été paramétrés dans le profil ;
- Les dépenses (avec justificatif et frais kilométriques) qui ont été saisis ;
- Les tags éventuels ajoutés aux dépenses.
Tout véhicule migré est en statut "En attente" et doit être validé. Plus de détails dans l'article Gestion des véhicules.
Informations manquantes
Suite à la migration, certaines dépenses seront incomplètes (champ non renseigné).
- Moyen de paiement : le champ est vide car les moyens de paiement disponibles dans Jenji Solo ne sont pas les mêmes que dans Silae Expense.
- Catégorie : le champ peut être vide dans le cas où l’utilisateur a sélectionné des catégories spécifiques.
Statut des dépenses
Dans Jenji Solo, il existe 2 statuts pour suivre le traitement de ses dépenses :
- En attente
- Traité
L'état "Traité" n'existe pas dans Silae Expense. Lors de la migration, si des dépenses sont dans un statut "Traité", elles repasseront automatiquement "En attente".
Que faire de ces anciennes dépenses qui proviennent du compte Solo ?
Des dépenses saisies dans le passé, qui apparaissent dans un compte Silae Expense, peuvent être supprimées, tant que celles-ci sont en statut "En attente".
Si les dépenses sont déjà en statut "Validé", il est nécessaire d'annuler la validation (profil Manager ou Partenaire Silae).
La suppression des dépenses peut être réalisée :
- Par l'utilisateur lui-même, depuis la liste de ses dépenses.
- Par le référent du compte (Administrateur du compte ou Partenaire Silae), via l'onglet A valider ou depuis la liste des dépenses des utilisateurs.
Il est fortement conseillé de suivre les étapes détaillées ci-dessous et d'effectuer ces actions depuis un ordinateur (application web Jenji).
Avant tout : faire un export ZIP des dépenses
- Utiliser les filtres pour retrouver les dépenses qui ne doivent pas entrer dans le processus de traitement Silae Expense.
- Sélectionner les dépenses.
- Cliquer sur le bouton Exports, puis sur Standard (CSV, Excel, ZIP, PDF).
- Sélectionner le format ZIP (justificatifs + Excel + CSV), indiquer un libellé et cliquer sur OK.
- L'export des données est disponible en téléchargement via l'onglet Exports > Standard.
Une fois exportées, supprimer les anciennes dépenses
- Utiliser les filtres pour retrouver les dépenses qui ne doivent pas entrer dans le processus de traitement Silae Expense.
- Sélectionner les dépenses à supprimer.
- Cliquer sur le bouton Actions, puis sur Supprimer.
Note : il est possible de restaurer des dépenses qui auraient été supprimées par erreur. Pour cela, filtrer les dépenses par état "Supprimé".