Action réalisable par le Partenaire et/ou un utilisateur qui dispose du droit Administrateur.
Dans le cadre de l'implémentation d'une politique de dépenses, il est possible de définir un plafond de remboursement par catégorie.
Exemple :
- Un plafond de 150 euros est défini pour la catégorie "Cadeau client".
- Maggie saisie une dépense dans Jenji pour un montant de 200 euros.
- Maggie reçoit un remboursement de 150 euros.
Comment configurer des règles de sous-remboursements ?
- Accéder aux paramètres du compte.
- Dans le menu des paramètres, cliquer sur Politique de dépenses, puis sur Sous-remboursements.
Ajouter une règle de sous-remboursements
- Cliquer sur le bouton Ajouter.
- Renseigner le libellé de la règle, la catégorie concernée, et le plafond de remboursement.
- Cliquer sur Sauvegarder.
- La règle de sous-remboursements s'affiche dans la liste. Elle est dès à présent active.
Modifier/désactiver/supprimer une règle de sous-remboursements
À tout moment, une règle peut être :
- Éditée : possibilité de modifier le libellé, la catégorie, le montant du plafond.
- Désactivée : la règle est mise en suspens, elle peut être réactivée ultérieurement.
- Supprimée : la règle est supprimée définitivement.
Comment fonctionne le principe des sous-remboursements ?
La règle de sous-remboursements n'est pas déclenchée à la création de la dépense.
Approbation des frais professionnels
C'est lors de l'approbation des dépenses que les plafonds de remboursement éventuels s'appliquent. Une dépense dont le statut est validée voit apparaître une nouvelle notion "remboursable". Le montant "À rembourser" est celui que le déclarant va recevoir.
Liste des dépenses
Le "À rembourser" s'affiche en dessous du "Total" lorsque les montants ne sont pas identiques.
Détails d'une dépense
Les encarts "Remboursable" et À rembourser" montrent les éventuelles règles de la politique de dépenses appliquées.
Remboursement des frais professionnels
Les règles de sous-remboursements sont appliquées lors de la validation des frais. Elles sont donc automatiquement prises en compte dans les étapes suivantes pour le remboursement des frais.
Les fichiers générés dans les exports remboursements, ainsi que les frais transférés à Silae Paie, intègrent les montants plafonnés.