Véritable centre de contrôle, la console d'administration Expense permet au partenaire d'avoir une vision à 360° sur le déploiement de l'offre Expense auprès de ses clients.
La console permet d'effectuer diverses opérations ayant pour but de simplifier la gestion de l'offre Expense, telles que la génération des éléments de facturation.
- Toute personne ayant accès à la console Expense dispose d'un accès complet aux dossiers clients.
- Les dossiers clients pour lesquels une clé d'accès a été configurée dans Silae Paie sont accessibles via la console Expense sans renseigner la clé d'accès.
La création des accès
Premier accès
Le premier utilisateur à rejoindre la console dispose du profil Administrateur. Il peut ensuite inviter d'autres collaborateurs à rejoindre la console s'il le souhaite.
Le premier accès se réalise via une demande auprès du support. Il suffit d'ouvrir un ticket en fournissant les informations suivantes :
-
- Nom.
- Prénom.
- Adresse e-mail (identifiant utilisé pour accéder à la console).
Suite à la réception et traitement du ticket, une invitation à rejoindre Console Expense est envoyée par email.
La création du compte doit être réalisée depuis un ordinateur.
Ajouter des utilisateurs
Dans Console Expense, un profil Administrateur a la possibilité d'inviter des collaborateurs.
Rappel : un collaborateur qui rejoint la console dispose d'un accès complet à l'ensemble des dossiers clients.
Pour inviter un collaborateur :
- Accéder aux Paramètres de la console en cliquant sur les informations de profil (en haut à droite de l'écran).
- Dans le menu qui s'affiche, cliquer sur Collaborateurs.
- Cliquer sur le bouton Ajouter collaborateur et renseigner les informations suivantes :
- Login (identifiant utilisé pour accéder à la console).
- Nom.
- Prénom.
- En cochant la case "Inviter en tant que Administrateur", le collaborateur sera en mesure de réaliser les actions suivantes : Gérer la liste des collaborateurs et inviter de nouveaux collaborateurs / Générer un rapport d'activité des dossiers / Avoir accès à l'activité par dossier.
- Cliquer sur Envoyer. Une invitation à rejoindre la console est transmise par email.
Se connecter à la Console Expense
La Console Expense est disponible en ligne à l'adresse console.expense.silae.fr.
- Renseigner l'adresse email et le mot de passe définis lors de l'inscription.
- Une fois connecté, tous les dossiers clients disposant d'une offre Silae Expense s'affichent.
Détails d'un dossier client
Depuis la liste des dossiers clients, cliquer sur le dossier souhaité pour accéder aux détails.
La barre de recherche permet de retrouver facilement un dossier client.
Résumé du dossier
L'en-tête regroupe les informations suivantes :
- Le nom du dossier client.
- La date à laquelle l'offre Expense a été activée.
- L'identifiant du dossier Expense.
Le bouton Se connecter au compte permet de se rendre directement sur le compte Expense du client, via impersonation.
Liste des utilisateurs actifs
L'onglet Utilisateurs affiche les utilisateurs qui ont rejoint le compte Expense :
- Login : adresse email utilisée pour se connecter.
- Nom et prénom.
- Droits : dans le cas où des droits spécifiques ont été attribués à l'utilisateur.
- L'étiquette Externe s'affiche dans le cas où une personne a été invitée manuellement à rejoindre le compte.
- Pour les salariés synchronisés automatiquement depuis la paie, la dernière date de synchronisation s'affiche.
Un utilisateur désactivé est représenté par une croix rouge. Ce dernier ne peut plus accéder à son compte.
Liste des invitations
L'onglet Invitations permet de suivre le statut des utilisateurs qui n'ont pas encore rejoint leur compte Expense.
Une invitation peut être en statut :
-
En attente d'envoi : le salarié a été synchronisé automatiquement depuis la paie dans le compte Silae Expense, mais aucune invitation ne lui a encore été transmise.
- En attente d'acceptation : une invitation a été transmise à un salarié déclaré dans la paie ou à un utilisateur externe. L'invitation n'a pas encore été acceptée.
Activité du dossier
Le profil Administrateur est requis pour avoir accès à l'activité d'un dossier.
L'onglet Activité dossier permet de suivre l'utilisation mensuelle du compte Expense, ainsi que la capacité de stockage actuelle du coffre-fort numérique.
Liste des utilisateurs actifs
Un utilisateur est considéré comme actif sur un mois à partir du moment où il a fait une des actions suivantes :
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Saisir une dépense
-
Modifier une dépense
-
Valider/rejeter une dépense
-
Supprimer une dépense
-
Exporter une dépense (comptabilité, remboursement)
Un utilisateur qui n'a réalisé aucune de ces actions pendant 1 mois donné n'est donc pas pris en compte dans la facturation.
Archivage électronique des justificatifs
Le bouton Coffre fort numérique permet de connaître en temps réel le nombre de justificatifs qui ont été déposés dans le coffre-fort numérique Silae.
La capacité utilisée est établie au moment T, peu importe la période selectionnée.
Éléments de facturation
Le profil Administrateur est requis pour avoir accès à la génération des rapports d'activité.
- Sélectionner la période souhaitée.
- Choisir le type de rapport : standard ou avancé.
- Cliquer sur Générer (le rapport est téléchargé directement sur l'ordinateur).
Rapport Standard
Le rapport d'activité standard comprend les 7 colonnes suivantes :
- ID organisation
- Numéro de dossier
- Raison sociale du dossier
- Plan souscrit par le dossier
- Mois de facturation
- Nombre d'utilisateurs actifs
- Espace de coffre-fort utilisé (Go)
Rapport Avancé
Le rapport d'activité avancé comprend les 14 colonnes suivantes :
- ID organisation
- Numéro de dossier
- Raison sociale du dossier
- Mois de facturation
- Login de l'utilisateur actif
- Prénom de l'utilisateur
- Nom de l'utilisateur
- Profils de l'utilisateur
- Nombre de dépenses créées
- Nombre de dépenses marquées conformes
- Nombre de dépenses validées
- Nombre de dépenses comptabilisées
- Nombre de dépenses payées
- Nombre de dépenses supprimées