Il suffit de quelques minutes pour déployer l'offre Silae Expense au sein d'une société cliente.
Rappel
Le modèle générique de configuration sera appliqué automatiquement sur le compte Silae Expense du client (natures de frais, règles plan comptable, etc.).
Avant de déployer l'offre Silae Expense sur un dossier client, s'assurer que les paramètres du modèle ont été finalisés. Plus de détails dans cet article.
Prérequis
Chaque fiche salarié doit avoir une adresse email pro valide renseignée dans Silae Paie.
Cette adresse email sera l'identifiant de l'utilisateur pour se connecter à son compte Silae Expense. C'est également sur cette adresse email que l'invitation à rejoindre le compte de sa société sera envoyée.
IMPORTANT !
Une fois que l'utilisateur aura créé son compte, il ne sera plus possible de changer d'identifiant. Vérifiez bien que l'adresse email pro renseignée dans la fiche salarié Silae Paie est correcte.
Déployer Silae Expense en 2 étapes
- La première étape correspond à l'activation du service Silae Expense sur un dossier client via le Silae Hub.
- La seconde étape est dédiée à la délégation de l'administration du compte Silae Expense et à l'onboarding des utilisateurs.
Activer l'offre Silae Expense via le Silae Hub
- Depuis l'interface Silae Paie, cliquer sur le lien Activer un service.
- Le Silae Hub s'ouvre dans une page de navigateur internet.
- Rechercher le dossier client souhaité.
- Cliquer sur le nom du dossier ou sur le bouton Ouvrir le dossier.
- Dans l'encart Silae Expense, cliquer sur Activer ce service.
- Cliquer sur Valider pour appliquer la configuration du modèle générique.
- L'activation peut prendre quelques instants. Elle est représentée par un badge rouge.
- Cliquer sur le bouton Actualiser. Lorsque le badge rouge a disparu, cliquer sur le nom du dossier.
- Sur la page de synthèse du dossier, cliquer sur le bouton Ouvrir le service (encart Silae Expense).
Déléguer l'administration du compte et inviter les utilisateurs
Les actions suivantes sont réalisées via le compte Silae Expense du client.
Délégation de l'administration du compte
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Les salariés pour lesquels une adresse email pro est renseignée dans Silae Paie ont été synchronisés automatiquement dans le compte Silae Expense.
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Via le dashboard, cliquer sur le bouton Consulter de la carte Invitations en attente.
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Ou accéder aux paramètres du compte et se rendre dans Gestion des utilisateurs > Collaborateurs > Invitations en attente.
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Etant donné qu'aucune notion de hiérarchie n'existe dans la Paie, il convient de définir parmi les collaborateurs du compte Silae Expense, un contact référent.
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Ouvrir la fiche du collaborateur et lui attribuer les droits nécessaires à l'administration totale du compte. Cliquer sur Sauvegarder
Définition des rôles
- Administrateur : Accès à la configuration du compte pour gérer les utilisateurs et les véhicules (vérification des certificats d'immatriculation).
- Valideur : En charge de l'approbation des dépenses saisies par les collaborateurs.
- Comptable : Possibilité de générer des exports remboursements et comptabilité.
Invitations des utilisateurs
- Une fois la délégation de l'administration du compte mise en place via le système de gestion des droits, sélectionner l'ensemble des collaborateurs et cliquer sur le bouton Envoyer email.
Autre possibilité : Inviter uniquement le contact référent, qui prendra en charge l'onboarding des autres collaborateurs à sa convenance.
- Les utilisateurs invités reçoivent un email automatique leur permettant de créer leur compte Jenji.
- Ils peuvent dès lors saisir des frais, dont les justificatifs seront déposés automatiquement dans le coffre-fort numérique (aucune obligation de conserver les reçus papiers).
Mode de remboursement des frais via le connecteur Silae Paie
Les frais déclarés dans un compte Silae Expense sont par défaut remboursés "Sur bulletin" dans Silae Paie.
La modification du mode de remboursement est disponible via les paramètres du compte Silae Expense, comme expliqué dans cet article.
Process Support
Assistance client en self-service
Votre client peut accéder à la documentation en ligne Silae Expense :
- en se rendant à l'adresse https://silae-expense.zendesk.com/hc/fr.
- directement via les applications web et mobile Jenji.
Contact Support
Vous êtes en charge du support niveau 1.
Pour toute demande de support, un utilisateur doit se rapprocher de son interlocuteur référent :
- Collaborateur : faire une remontée interne auprès de l'Administrateur du compte Silae Expense de la société.
- Administrateur du compte Silae Expense de la société : contact direct avec le partenaire Silae afin que ce dernier puisse l'accompagner.
Support Silae Expense
En tant que partenaire Silae, vous pouvez contacter le support Silae Expense via votre espace Silae Hub.
- Demande d’assistance afin de clôturer une demande de support niveau 1.
- Remontée de comportement anormal conduisant à rendre inopérant tout ou partie des fonctionnalités de la solution Silae Expense.
- Remontée de comportement anormal ayant une répercussion sur la performance de la solution Silae Expense et qui représente une gêne sur l'utilisation de tout ou partie de l'application.